Порядок согласования и регистрации приказов, оформление выписки из приказа

Процесс оформления приказов связан не только с правильным их составлением. Согласование и регистрация – этапы, которые не следует упускать из виду. Какие трудности возникают у специалистов делопроизводства и как их избежать?

В любой организации порядок согласования и регистрации приказов должен быть предусмотрен в соответствующих инструкциях. Если это требование выполнено, тогда задача специалиста значительно облегчается.

Также эффективность производства существенно повышается, если предусмотреть опись дел постоянного хранения: очень часто недостаток информации связан с задержкой в принятии правильных решений.

Для начала разрабатывается проект, который должен быть отдан на рассмотрение всем заинтересованным сторонам. Если возникла необходимость составить выписку из приказа, важно учесть все предъявляемые требования. Визируемый проект может быть отдан следующим лицам:

• составители приказа;
• лицам, отвечающим за выполнение изложенных пунктов с целью уточнения реальных сроков выполнения работ;
• юристу предприятия;
• главному бухгалтеру;
• делопроизводителю;
• другие заинтересованные лица, если они имеются.

Важно предусмотреть лист согласования, в котором указывается должность, фамилия и подпись визирующего лица, а также дата и суть замечаний. Целесообразно обдумать, у какого работника могут возникнуть вопросы и замечания, и начать визирование именно с этого лица. Специалистам по делопроизводству, например, можно представить документ для рассмотрения в последнюю очередь. Он внесет поправки и проверит правильность оформления.

После внесения коррекций и изменений следует собрать повторный сбор подписей. Далее распечатывают приказ таким образом, чтобы последний его лист находился на обратной стороне листа согласования.

После подписания документа всеми уполномоченными лицами, требуется его зарегистрировать. Регистрация осуществляется в день подписания, для этого используется специальный журнал для приказов по основной деятельности. Не допускается их регистрировать в журналах, предназначенных для других распоряжений или административно-хозяйственных приказов, так как сроки их хранения различаются. Приказу присваивается индивидуальный порядковый номер и указывается дата. Нужно отметить, что нумерация в регистрах начинается с единицы и совпадает с началом календарного года. Если журнал остается единым на протяжении нескольких лет, нумерация все же обновляется ежегодно.

Приказы такого рода имеют постоянный срок хранения, имеется в виду, что они сохраняются до момента их ликвидации. Именно поэтому следует уделить внимание правильному их оформлению.